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Libro de Sueldos, ¿Art 52 o AFIP?

Cdra. Mera Gabriela A.

En el año 2014, comenzaba a dar sus primeros pasos el Libro de Sueldo Digital (LSD) con el cual la AFIP se proponía contar con la liquidación de haberes preparada por el empleador en su sistema para liquidar las cargas sociales y sometida a rúbrica en el mismo procedimiento. Se publicaron la R.G. (AFIP) 3781/15 y la Res. Conj. (AFIP – MTESS) 3669/2014 que fueron la piedra angular que comenzaron a instrumentar la mecánica que nos llevaría a lo que hoy es una lucha mensual para poder presentar las cargas sociales.

No obstante, del espíritu original que buscaba unificar este proceso aún estamos en camino. La realidad es que los comienzos del LSD fueron bastante calmos y fue recién en el año 2019 que empezó a cobrar notoriedad la cada vez mayor cantidad de contribuyentes que quedaban comprendidos dentro de este régimen. Actualmente se habla de una incorporación de más de 5000 contribuyentes, aunque todos ellos con la posibilidad de prórroga que habilita el sistema. Pero parece que más temprano de lo que uno quisiera, iremos camino a una migración a este sistema – tal cual la que se vivió hace unos años cuando pasamos del S.I.C.O.S.S. (viejo aplicativo en Plataforma SIAP) al servicio online de Declaración en Línea.

En estas líneas lo que se propone es hacer un breve de orden para distinguir las obligaciones formales que subsisten y de qué se trata este nuevo sistema de declaración de cargas sociales denominado Libro de Sueldos Digital.

Obligación Formal

De acuerdo al Art. 52 de la LCT, el empleador se encuentra obligado a llevar un libro especial donde se registrarán los datos de los empleados y las remuneraciones que éstos hubiesen devengado. El mencionado artículo enuncia lo siguiente:

Los empleadores deberán llevar un libro especial, registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio, en el que se consignará:

a) Individualización íntegra y actualizada del empleador.

b) Nombre del trabajador.

c) Estado civil.

d) Fecha de ingreso y egreso.

e) Remuneraciones asignadas y percibidas.

f) Individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares.

g) Demás datos que permitan una exacta evaluación de las obligaciones a su cargo.

h) Los que establezca la reglamentación.

Se prohibe:

1. Alterar los registros correspondientes a cada persona empleada.

2. Dejar blancos o espacios.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las que deberán ser salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que se refiere el asiento y control de la autoridad administrativa.

4. Tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su foliatura o registro. Tratándose de registro de hojas móviles, su habilitación se hará por la autoridad administrativa, debiendo estar precedido cada conjunto de hojas, por una constancia extendida por dicha autoridad, de la que resulte su número y fecha de habilitación.

A este detalle, surge a continuación inmediata poner en manifiesto la relevancia del mismo, estableciendo que en caso de omisión en el cumplimiento de las formalidades los jueces merituarán en función de las particulares circunstancias de cada caso los libros que carezcan de algunas de las formalidades prescriptas en el artículo 52 o que tengan algunos de los defectos allí consignados (Art 53 LCT).

Asimismo, en el Art. 55 se establece que la falta de exhibición o requerimiento judicial o administrativo del libro, registro, planilla u otros elementos de contralor previstos por los artículos 52 y 54 será tenida como presunción a favor de las afirmaciones del trabajador o de sus causa-habientes, sobre las circunstancias que debían constar en tales asientos.

Estas obligaciones deben ser también cumplidas por los registros, planillas u otros elementos de contralor exigidos por las leyes y sus normas reglamentarias. Podemos mencionar por ejemplo libros especiales para ciertas actividades o estatutos (choferes, viajantes, etc.), planilla horaria, registro de horas extraordinarias, entre otros.

Algunas consideraciones generales sobre el libro rubricado

·       Centralización de la información laboral. Los libros serán rubricados por la autoridad donde se encuentre el establecimiento en el que se desempeñan los empleados, contando como mínimo con el 20% de la dotación. La centralización de rúbrica no exime al empleador de contar en cada lugar de trabajo con la documentación que, por imperio legal, deba encontrarse en el mismo. En especial, cada jurisdicción conservará respecto del personal cuyo registro se ha centralizado la facultad de autorizar y/o verificar sus descansos. Obtenida la aprobación del trámite de Centralización de Rúbrica, deberá comunicar a la Autoridad de Aplicación de la jurisdicción en la que exista personal cuyo registro y documentación ha sido centralizado, acompañando copia del acto administrativo y descripción del personal incluido en la centralización.

Se rúbrica ante el Ministerio de Trabajo de la jurisdicción correspondiente. En el caso del CPCECABA cuenta con oficinas de la Secretaría para realizar el trámite para matriculados.

Existen distintos formatos dependiendo la jurisdicción. Actualmente en CABA las pymes pueden rubricar en libro de sueldos manual, sistema de hojas móviles o microfichas. Las empresas que no son PYMES con más de 10 empleados o aquellas que voluntariamente lo prefieran podrán rubricar por medio del Sistema para la Rúbrica de Documentación Laboral en forma Digital.

En el caso de CABA, se incorpora la presentación anual del Registro de Empleadores Online para todas las empresas con empleados o domicilio fiscal en el ámbito de CABA siendo dicho registro solicitado para cada trámite asociado a rúbrica, entre otros. El próximo Registro estará venciendo en el mes de septiembre 2021. 

En particular sobre el Libro Especial de Sueldos y Jornales (LCT) en formato digital fue establecido originalmente por la Disposición 676/2017 – reemplazada por la Disposición 473/2019 más tarde - que dispuso el mecanismo de presentación en formato electrónico (PDF) con uso de firma digital (Ley 25.506) por medio de una Ventanilla electrónica que se encuentra disponible en la página www.rubricadigital.buenosaires.gob.ar.

Este libro que estamos mencionando, nada tiene que ver con el Libro de Sueldo Digital que se sube por AFIP. Obviamente existe el vínculo en tanto el origen de la información es el mismo – la liquidación de haberes -, pero en un caso, la rúbrica de CABA, estaremos emitiendo un archivo en PDF que será el libro tal cual lo conocemos y legible claramente; mientras que el sistema de LSD se produce en general con un archivo .txt de acuerdo a las indicaciones de parametrización dispuestas por AFIP según las liquidaciones de que se trate.

Asimismo, el objetivo de los mismos es distinto por cuanto el rubricado cumple la formalidad explicada en los párrafos anteriores, en tanto el LSD es un sistema de presentación de cargas sociales. Es cierto que la AFIP ha ido firmando acuerdos con distintas provincias para que validen y habiliten la vía de rúbrica a través de este registro, pero esto hoy no ocurre con todas las jurisdicciones. En tanto las jurisdicciones y AFIP no firmen los respectivos convenios, tendremos la obligación de cumplimentar ambos pasos; y aún en los casos en que se han firmado convenios, como con la Provincia de Buenos Aires, se debe estar al seguimiento de las pautas establecidas.

Notificación de obligación del Libro de Sueldos Digital

En el Domicilio Fiscal Electrónico es donde la AFIP cursa las notificaciones y allí es donde también podemos encontrar el aviso de incorporación al LSD. Dicho aviso contendrá dos datos fundamentales: el período devengado desde el que estamos obligados a presentar las cargas sociales por dicho servicio y el plazo de prueba que tenemos.

En el período de prueba el sistema cuenta con plena operatividad para probar nuestros conceptos de liquidación y subir distintos libros como para ir configurando cada paso. El sistema trabaja con una primera instancia de parametrización de conceptos y luego con etapas de validación, aceptación y confirmación en los cuales cruza controles entre la información aportada y los cálculos de bases imponibles y aportes y contribuciones.

Al vencimiento del período de prueba ha sido uso por el momento habilitar una (o más en algunas circunstancias) prórrogas en caso de no haber logrado adaptar el sistema para la subida digital. Es importante de no haber podido configurarlo, pedir la misma ya que caso contrario correrán los mismos plazos de vencimiento de cargas sociales generales y deberemos lógicamente presentar por el servicio en cuestión ya que Declaración en Línea se cierra una vez habilitado el LSD.  

Entonces, qué libro tengo que llevar…

La respuesta dependerá entonces primero de comprender qué obligación se está analizando y sobre ello cada paso a seguir.

Respecto del rubricado, tener en consideración lo mencionado en relación con la centralización y a partir de la determinación de la jurisdicción, las opciones vigentes. En el caso de CABA la rúbrica digital es un buen mecanismo para tener todo subido a la web y evitar impresiones o bien, los tan habituales extravíos.

Respecto del Libro de Sueldos Digital de AFIP, tener en cuenta si se ha recibido en el Domicilio Fiscal Electrónico la notificación informando el período respecto del cual estamos obligados a ingresar en el sistema. Está vigente la opción de adhesión voluntaria al régimen, pero entendemos que no será la regla, más bien la excepción, casos de contribuyentes que hoy sin poder vincularlo con la rúbrica se incorporen a este servicio.

Claramente la superposición de tareas que se produce en ambos libros y que se proyectan en información muy similar, pero con efectos tan disímiles como los descriptos, ayuda a generar cierta confusión y tener que relevar específicamente a qué nos estamos refiriendo cuando hablamos de “libro digital”.