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El Libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asambleas

Dra. C.P. y L.A. Carolina Cerrato

El artículo 238 de la Ley General de Sociedades establece que, para asistir a las asambleas, los accionistas deben depositar en la sociedad sus acciones o un certificado de depósito o constancia de las cuentas de acciones escriturales, con no menos de tres días hábiles de anticipación a la fecha fijada para el acto. La sociedad les entregará los comprobantes necesarios de recibo, que servirán para la admisión a la asamblea. No obstante, el citado artículo dispone que los titulares de acciones nominativas o escriturales cuyo registro sea llevado por la propia sociedad, quedan exceptuados de la obligación de depositar sus acciones o presentar certificados o constancias, pero deben cursar comunicación para que se los inscriba en el Libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asambleas, dentro del mismo término.

En función de lo establecido por el artículo 239 de la Ley General de Sociedades, los accionistas pueden hacerse representar en las asambleas. No pueden ser mandatarios los directores, los síndicos, los integrantes del consejo de vigilancia, los gerentes y demás empleados de la sociedad. A tal efecto, es suficiente con el otorgamiento del mandato en instrumento privado, con la firma certificada en forma judicial, notarial o bancaria, salvo disposición en contrario del estatuto. 

No se puede disponer de las acciones hasta después de realizada la asamblea, excepto en el caso de cancelación del depósito.

Redacción del Libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asambleas

Previo a cada asamblea de accionistas, se debe confeccionar y firmar el asiento correspondiente en el Libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asambleas. Dichos asientos son complementarios del acta de asamblea, por lo tanto, si no se registran, contienen errores, o no están firmados, pueden hacer caer la validez jurídica de la asamblea. 

Los datos a consignar son los siguientes:

1- Fecha de la asamblea.

2- El detalle de la tenencia accionaria correspondiente a cada accionista:

a) Número correlativo de orden.

b) Fecha de depósito de acciones o aviso de futura asistencia. Cabe recordar que si la asamblea no es unánime, el plazo de aviso o depósito es de 3 días hábiles de antelación al acto como mínimo.

c) Si el accionista es una persona física: Nombre, DNI y domicilio.

d) Si el accionista es una persona jurídica: La denominación social, inscripción registral y sede social. Asimismo, debe consignarse el nombre, DNI y domicilio del representante (designado conforme el artículo 239 o el representante legal de la sociedad).

3- La cantidad de acciones.

4- La firma del respectivo accionista o representante, a la derecha.

5- Cierres.

 Son tres los cierres que deben consignarse en el libro, a saber:

a) Primer cierre: Se asienta con una fecha de 3 días hábiles anteriores a la asamblea, con el objeto de mencionar el depósito o el aviso de asistencia. Se registra el monto del capital, cantidad de acciones y cantidad de votos. Lo firma el presidente de la sociedad. 

b) Segundo cierre: Se realiza el día de la asamblea, a la hora que empieza a sesionar, con mención del registro de la asistencia real de los accionistas o sus representantes. Se registra el monto del capital, cantidad de acciones y cantidad de votos, lo que acredita que la asamblea es unánime, o que tiene quórum legal y estatutario para sesionar como asamblea ordinaria o extraordinaria, en primera o segunda convocatoria según corresponda. Lo firma necesariamente el presidente, no obstante puede ser firmado también por el síndico y por los dos accionistas que posteriormente en la asamblea serán designados para firmar el acta.

c) Tercer cierre: Se asienta la hora de finalización de la asamblea, así como también la cantidad de acciones y votos presentes al finalizar el acto. Debe ser firmado por el presidente y puede suscribirlo también el síndico.