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Intervención del contador público en la rubrica de libros

Dra. C.P. Noemì R. Bdil

Por Decreto N° 754/1995 se estableció que las solicitudes de individualización y rúbrica de libros se deben realizar ante escribano público, del registro de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, quien debe presentar el instrumento notarial respectivo ante la Inspección General de Justicia para su control y registro.

La solicitud debe ser formalizada ante el escribano por el Representante Legal vigente inscripto por sí o a través de apoderado con facultades suficientes.

De acuerdo a la R.G. I.G.J.  03/18 (reemplaza parcialmente a la R.G. I.G.J. 07/15), el trámite debe iniciarse ante el Organismo a través del portal Trámites a Distancia (TAD)

Sin perjuicio del procedimiento general, corresponderá tomar en cuenta los recaudos establecidos para los supuestos especiales detallados en el art. 494 de la R.G.I.G.J. 03/18, conforme lo siguiente:

1) Sucursales de sociedades comerciales: cuando su matriz se encuentre registrada, inscripta o autorizada por el organismo, y/o cuando posea domicilio en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la competencia de la rúbrica, corresponderá a la Inspección General de Justica.

2) Sociedades extranjeras adecuadas (art. 124 L.G.S.): deberá solicitar los libros desde el número uno, según su tipo societario. En el Libro de Inventario y Balances que se autorice deberá transcribirse el Balance de Adecuación.

3) Fusión de sociedad extranjera: cuando una sucursal inscripta en los términos del art. 118 L.G.S. fuera absorbida por fusión por absorción de la casa matriz, la absorbente deberá rubricar nuevamente los libros de la sucursal.

4) Traslado de jurisdicción a C.A.B.A.: los libros sociales deberán rubricarse nuevamente ante la Inspección General de Justicia.

5) Contratos Asociativos y de Fideicomiso: Los Representantes Legales de los contratos Asociativos y lo Fiduciarios de contratos de Fideicomiso registrados en el organismo, podrán solicitar la rúbrica de libros por el procedimiento general.

6) Registro de Warrants: Los libros a rubricar deberá ser solicitado por la sociedad emisora de warrants, siguiendo el procedimiento general.

7) Fondos Comunes de Inversión y Fideicomiso Financiero: Las sociedades administradoras de los mismos, deberán presentar la resolución de inscripción emitida por la Comisión Nacional de Valores conjuntamente con una certificación contable. 

Con respecto a  este punto, deberíamos dejar aclarado que también se debería incluir los Fideicomisos Inmobiliarios inscriptos en el Registro Público de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, en iguales condiciones que la expuesta en el inciso 7° mencionado.

De acuerdo a lo expuesto, la administradora/fiduciaria  del Fideicomiso (Accionario/Financiero/Inmobiliario) ya sea persona humana como jurídica,  podrá solicitar la rúbrica de libros a efectos de llevar la contabilidad separada de dicha actividad.

En los casos referidos a Fideicomisos Financiero o Inmobiliario, la normativa establece la necesidad de presentar con la solicitud, una certificación contable (inciso 7 del art. 494 R.G. I.G.J. 03/18), informando:

-Datos de inscripción del Fideicomiso ( Comisión Nacional de Valores/Registro Público Ciudad Autónoma de Buenos Aires)

-Datos de inscripción del Administrador/Fiduciario (Persona humana o persona jurídica nacional/extranjera)

-Libros rubricados en uso a nombre del Administrador/Fiduciario (Persona Jurídica), de corresponder.

-Libros a dar de baja a nombre de la Fiduciaria (por operaciones exclusivas del fideicomiso), de corresponder.

-Libros a rubricar a nombre del Fideicomiso.

-Volumen y tipo de actividades a desarrollar por el mismo, que requiera llevar contabilidad separada, justificando la necesidad de la solicitud.

Los Fideicomisos registrados en el organismo (art. 284 y sig. R.G.I.G.07/15) , solicitarán por el procedimiento general sin necesidad de acompañar la certificación contable (inciso 5° R.G. I.G.J. 03/18).

Respecto de la solicitud de rúbrica de libros en forma simultánea de igual nombre (libros continuadores), el art. 496 de la R.G. I.G.J. 03/18, establece:

Art. 496: “Para solicitar la rúbrica del libro continuador, se deberán dejar asentados en el  formulario de solicitud los antecedentes del mismo. En el caso de que la solicitud de libros continuadores  sean de dos o más libros de igual nombre y especificación, el escribano interviniente deberá acompañar en el trámite de la solicitud una certificación contable o legal, según el libro de que se trate, con firma del profesional legalizada ante la entidad que detente la superintendencia de la matrícula, justificando la necesidad del requerimiento. En el formulario del trámite y en la certificación deberá consignarse la fecha y número de rúbrica del libro antecedente y última página utilizada.

En caso de corresponder, deberá dejarse constancia de que el libro antecedente se encuentra sin utilizar. En las obleas de seguridad de individualización y rúbrica llevarán los siguientes textos: Este libro es continuador de su antecedente rubricado el día… bajo N°…utilizado hasta la foja….(o sin utilizar, según sea el caso). En la fecha se rubrican libros continuadores del N°…. al N°….”

Para este caso, la certificación contable solicitada en la normativa, deberá contener en relación a libros antecedentes:

-Antecedente en uso.

-Antecedente sin utilizar.

-Antecedente continuador sin utilizar.

-Cotejo de la información incluída en este detalle, con documentación respaldatoria, libros contables necesarios, sistema contable utilizado, volumen y tipo de actividades relacionadas con el objeto inserto en el Estatuto/Contrato inscripto de la sociedad. 

CONCLUSIÓN:

La intervención del Contador Público en la solicitud de autorización de libros sociales, es requerida en caso de :

-Fideicomisos inscriptos en Comisión Nacional de Valores (Financieros) y Registro Público de Ciudad de Buenos Aires (Inmobiliario).

-Solicitud de rúbrica de libros sociales en forma simultánea de igual nombre (libros continuadores).